Termin: 1.02.2016, od godz. 10.00-15.00
Miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny
Formularz rejestracyjny, udział jest bezpłatny
Metoda zastosowaną podczas forum będzie Open Space.
Autor: Piotr Banach
Istotą metody Open Space jest otwarcie przestrzeni umożliwiającej i wspomagającej rozwój konstruktywnych idei i zdolności u wszystkich uczestników danej organizacji czy grupy. Ileż to spotkań, szkoleń, warsztatów, konferencji i posiedzeń mamy już za sobą... Każde z nich było zapewne inne. Każde z nich niosło ze sobą określoną treść, przekazywaną przy użyciu różnorodnych metod. Pamiętam szkolenie, które było bardzo interesujące. Ale sama konferencja? Stracony czas. Ciągle ktoś coś mówił. Było strasznie nudno. Jedyne, co zapamiętałem z tej konferencji, to rozmowy w kuluarach. Czy nie można by takich konferencji organizować w inny sposób?
Czy nie ma metody, która byłaby bardziej produktywna? Czy nie ma sposobu na to, by podczas takiej konferencji lepiej wykorzystać czas, by bardziej zaangażować wszystkich uczestników, by skończyć z nudnymi wystąpieniami prelegentów, a zająć się tym, co naprawdę Jest taka metoda prowadzenia konferencji, która nazywa się Open Space Technology. Jej istotą jest otwarcie przestrzeni umożliwiającej i wspomagającej rozwój konstruktywnych idei i zdolności u wszystkich uczestników danej organizacji czy grupy.
Podstawowym założeniem Open Space jest to, że wiedza, zdolności twórcze i zdolności uczenia się są cechami każdej organizacji. Często wykorzystywane są one jednak w niewielkiej tylko części, gdy są niejako w uśpieniu lub są zablokowane. Konferencja Open Space nie ma z góry przygotowanego programu. Nie są przewidziani również żadni referenci z gotowymi prezentacjami na foliach czy w komputerze. Jest tylko jeden, przygotowany wcześniej, główny temat konferencji, który jest tematem ważnym dla wszystkich uczestników spotkania, który jest tematem kompleksowym (jest wiele różnych możliwości podejścia do tego tematu, są różne zdania i opinie na ten temat i nikt nie ma gotowych rozwiązań i odpowiedzi)i który jest tematem pilnym — powinien być omówiony już „wczoraj”. W konferencji Open Space biorą udział ludzie, którym zależy na szybkim podjęciu przygotowanego tematu. Najlepiej, jeśli uczestnicy Open Space reprezentują różne poglądy, podchodzą do tematu z różnych pozycji, chcą aktywnie włączyć się w opracowanie tematu konferencji i są gotowi podjąć odpowiedzialność za wypracowane podczas konferencji
Forum jest realizowane dla miasta Gdyni na zlecenie MOPS Gdynia w ramach badania: „Diagnoza ekonomii społecznej w Gdyni - stan obecny, warunki rozwoju, rekomendacje.” Podczas Open Space każdy z uczestników konferencji ma możliwość zaproponowania swojego własnego tematu szczegółowego w odniesieniu do tematu głównego. Po wprowadzeniu w metodę uczestnicy publikują swoje propozycje na przygotowanych wcześniej tablicach, a następnie każdy wybiera tematy, które go interesują. W ten sposób tworzą się wokół konkretnych tematów grupy robocze. Grupy pracują równolegle w miejscach przygotowanych do tego wcześniej. Od samych uczestników zależy, ile grup roboczych powstanie. To uczestnicy weryfikują jakość, ważność i pilność postawionych wcześniej tematów szczegółowych. To uczestnicy decydują o tym, jaki temat, gdzie i kiedy będzie realizowany. Każda grupa dokumentuje swoją pracę. Proponujący temat jest odpowiedzialny za wypełnienie wcześniej przygotowanego formularza dokumentacji. Dokumentację z pracy w grupach publikuje się dla tych, którzy uczestniczyli w pracy innych grup. Na zakończenie tej części konferencji Open Space wszyscy uczestnicy otrzymują do ręki komplet dokumentacji ze wszystkich grup.
Aby nie skończyło się to wszystko tylko na pięknych, ale bezowocnych dyskusjach, jest jeszcze jedna część konferencji Open Space. W ostatniej fazie, po zapoznaniu się z treścią dokumentacji pracy wszystkich grup, każdy uczestnik spotkania może zaproponować konkretne zamierzenie na przyszłość, konkretny projekt do realizacji czy konkretną sprawę, która powinna być podjęta. Tutaj rozstrzyga się, czy konferencja przyniesie zamierzone cele.
Ważne są dwie sprawy: 1) aby za konkretną propozycją stała konkretna osoba, która (przynajmniej w pierwszym etapie) przejmie odpowiedzialność za wprowadzanie w życie wypracowanych zamierzeń; 2) aby zaplanować „pierwszy krok” w kierunku realizacji zamierzenia, bo jeżeli nie będzie kroku pierwszego, nie będzie i następnych. Również i ta część konferencji jest dokumentowana. Wypełnione formularze z konkretnymi ustaleniami dotyczącymi zamierzeń na przyszłość są dołączone do dokumentacji z pracy w grupach.
Metoda Open Space zawsze funkcjonuje
Open Space zawsze funkcjonuje i nie jest to tylko pusty frazes czy jakiś slogan reklamowy. Według statystyk, stosowano tę metodę już ok. 30 tysięcy razy w 75 krajach świata. Metodą Open Space prowadzono konferencje zarówno w wysoko uprzemysłowionych krajach Ameryki Północnej i Europy Zachodniej, jak i wśród prostych plemion afrykańskich. Mimo iż ta metoda jest bardzo popularna na Zachodzie, w Polsce pozostaje prawie nieznana.
